Membuat Surat Pengantar Yang Baik

Surat Pengantar by donovanbeeson

Surat Pengantar by donovanbeeson

Setelah kita sudah memahami situs freelance market online dan mengetahui cara kerjanya, maka tahap berikutnya membuat surat pengantar untuk klien. Surat pengantar adalah selembar surat (elektronik) yang biasanya kita kirimkan bersama dengan resume atau portofolio ke calon klien saat kita menawarkan jasa kita atau lebih sering disebut bidding. Seringkali, cara kita menuliskan surat pengantar kita menentukan apakah hujan (proyek) tetap tercurah atau tidak. Berikut adalah sedikit pengalaman yang saya dapatkan dari mencangkul di RAC dan Odesk.

Struktur

Saya biasa membagi 3 bagian untuk surat pengantar:

  • Kenapa memilih saya, berisikan resume singkat tentang pengalaman kita, keahlian, dan referensi ke portofolio. Akan jauh lebih baik untuk menyertakan portofolio yang mempunyai tema yang sama atau mirip dengan proyek yang ingin kita ambil. Agar klien bisa melihat bahwa kita pernah mengerjakannya dan merasa yakin untuk memilih kita.
  • Apa yang akan saya kerjakan, informasikan ke klien pendapat kita tentang proyeknya dan apa yang bisa kita kerjakan. Jangan berikan semua di awal! Berikan gambaran kasar saja dengan singkat, tapi menggoda untuk mereka
  • Kontak saya, informasikan secara jelas kapan dan bagaimana kita bisa dikontak. Dan tentu saja beritahukan juga kapan kita bisa mulai mengerjakan proyeknya.

Ok, kita sudah bahas struktur. Tapi selain struktur, kita juga harus memperhatikan tata cara penulisan yang benar, berikut ada beberapa panduan dalam membuat surat pengantar.

Yang disarankan

  • Sederhana dan ringkas, saingan Anda banyak dan calon klien tidak punya waktu banyak, buat semuanya menjadi ringkas dan langsung!
  • Padat dan terstruktur. Gunakan struktur yang mudah dibaca. Tekankan pada kata kunci yang benar dengan membuatnya menjadi bold. Gunakan daftar (list) untuk menampilkan poin-poin penting (contoh: link ke referensi/portofolio).
  • Jangan menggunakan template. Tulislah surat pengantar sesuai dengan proyek yang ingin diambil sekarang. Beda klien, beda proyek, beda pula surat pengantarย  yang dibutuhkan.
  • Gunakan paragraf/kalimat pertama untuk menarik perhatian. Yakinkan klienย  bahwa mereka tidak membuang waktu mereka membaca surat Anda.
  • Tuliskan kualifikasi anda dengan jelas. Sebutkan keahlian dan pengalaman sebelumnya dengan jelas, tekankan keahlian Anda yang sesuai dengan proyek yang ingin diambil.
  • Beri cara mengontak yang jelas. Jangan lupa untuk memberikan kontak seperti: email, messenger, atau nomor telpon. Beritahukan juga kapan anda bisa dihubungi, sertakan juga informasi Anda berada di Timezone bagian mana (bisa juga disesuaikan dengan waktu area klien anda, jangan WIB ๐Ÿ˜› kecuali calon klien anda adalah orang Indonesia ).
  • Tambahan sentuhan personal, beri sentuhan personal pada surat anda. Ini membantu surat anda untuk lebih terlihat dari surat lainnya. Saya biasa memulai dengan menyapa secara santai dengan memanggil calon klien dengan nama pertama mereka. Dengan menggunakan nama pertama mereka, saya memposisikan diri bukan sebagai bawahan mereka, tapi partner. Saya juga mengindikasikan bahwa saya lebih suka interaksi yang tidak terlalu formal.
  • Gunakan kalimat yang aktif, simple, lugas, dan tegas. Hindari kalimat pasif, atau frasa majemuk. Sebaiknya hindari kalimat-kalimat kurang tegas semacam: “sepertinya saya bisa mengerjakan ini… ” , ” Saya rasa… “. Sebaliknya gunakan kata-kata yang kuat seperti: “Saya yakin.. ” , “Saya positif sekali bahwa saya bisa…”, dan lainnya.

 

Yang Tidak disarankan

  • Penulisan surat dengan template. Jangan tulis satu surat 5 paragraph dan digunakan berulang-ulang pada klien yang berbeda. Calon klien biasanya bisa melihat dengan mudah pola seperti ini dan biasanya mereka menjadi tidak tertarik
  • Terlalu pendek atau one liner. Contoh : “Saya bisa mengerjakan ini.” , “Pekerjaan ini mudah buat saya.”, dan lainnya. Alasannya sama dengan diatas, calon klien tidak akan menganggap Anda serius.
  • Terlalu panjang. Anda tahu situs satu halaman yang menjual E-Book? Yap jangan gunakan model yang sama, surat panjang dengan model bercerita seperti gosip infotainment akan langsung masuk ke keranjang sampah.
  • Berkesan sangat membutuhkan (desperate). Jangan memperlihatkan bahwa Anda sangat membutuhkan pekeraan ini, sekalipun jika Anda memang benar-benar sedang membutuhkannya. Kenapa? karena hal ini membuka peluang calon klien untuk menjadi seenaknya (overworked underpaid). Hubungan anda dengan klien adalah antara profesional satu dengan yang lainnya, setara! Meskipun mereka yang memegang uang, tapi mereka butuh Anda untuk mengerjakan proyek sampai selesai.
  • Referensi yang salah. Jangan pernah memberikan referensi yang salah atau link yang tidak mengarah kemana-mana. Jelas fatal.

 

Sekian tips dari saya. Apakah Anda punya tips lainnya? kami tunggu sharing dari Anda.

Ruang Freelance

Ruang Freelance merupakan wadah para freelancer untuk saling berbagi pengalaman mengenai dunia freelance mereka. Kategori yang dibahas seputar freelance online, money management, paypal, social networking, make money dan banyak lagi. Tapi, kami akan berusaha untuk memberikan yang terbaik disetiap tulisan. Dan, kami juga bukan ahli Bahasa Indonesia, mohon maaf apabila tulisan kami tidak EYD (Ejaan Yang Disempurnakan).

Comments

  1. says

    tips yg sentuhan personal keren juga nih, sy lum pernah pake trik ini, tak coba ah he he, btw ada contoh yg eksak, selain dari sapaan Hi [nama pertama] ? (bingung soale cara menggunakan bhs inggris resmi dan bhs inggris santai )

    tentang template, saya justru sebaliknya, sering menulis surat pengantar menggunakan template

    yg penting bagi sy pekerjaan yg ditawarkan oleh client, match dengan kemampuan dan pengalaman kita, yg tentunya secara singkat sebaiknya ditulis di surat pengantar itu

  2. says

    Sentuhan yang personal itu lebih ke arah “be yourself”, jangan berpura-pura menjadi orang lain dengan mengubek-ubek thesaurus hanya karena ingin terlihat lebih complicated ๐Ÿ˜›

    Santai aja, ga neko-neko dan jujur pada klien, dan tentunya diri sendiri.

  3. hendra says

    “Berkesan sangat membutuhkan (desperate).”
    wah ini nih yg suse :p
    scr kita cr sampingan krn lg desperate butuh duid..

    wkwkwk

    eniwei, nice info bro…

    keep it up

  4. says

    Posting ini half the credit goes to Aria Rajasa, draft yg saya kirim acak adul jadi enak buat dibaca, salut!

    @adit, saya second-ing aria, lha itulah yang namanya personal ya sesuai dengan kita sendiri. Be unique , jangan niru contoh orang lain ๐Ÿ˜€ . Saya kadang-kadang iseng liatin cover letter freelancer yang bid-bid di project ( yg open bid ), dari situ biasanya yang sudah ‘berpengalaman’ lebih punya personality dibanding cover letter freelancer baru ๐Ÿ˜‰

    @hendra, ya emang sih kali ya.. yang buat sampingan aja desperate apalagi yang buat main income ๐Ÿ˜› .. tapi dari pengalaman ( saya dan cover letter freelancer yang lain ), yang desperate gitu malah jarang yang gol.. ( ga tau ya, mungkin si calon klien jadi takut kalo kita overspecified our skills karena saking desperatenya ).

  5. nA says

    klo buat surat pengantar proposal beasiswa ke perusahaan gmn?
    di tgu blsn’y hri ni via mail,,thx
    help me!!!

  6. says

    hmmbb..
    trimalkasih untuk tips yg menurut anda tidak brguna..tp bagi saya ini sangat berguna sebagai salah penunjang berkembangnya perusahaan..

  7. irun says

    mas, klo kita gak tau nama kliennya, harus menggunakan sapaan apa? krn sy ingin kirim ke suatu perusahaan

    mksh infony

  8. Edward says

    Bang ada gak contoh surat pengantar dari abang sendiri
    tolong urgent ! thanx bang

Trackbacks

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *