Mengoptimalkan Labels dan Filters di GMail

Zaman SMA dan kuliah dulu, alamat e-mail nampaknya bukan sesuatu yang penting. Bikin Friendster pakai email aquh_kamu@yahoo.com, yang sehari-hari kotak masuknya hanya berisi spam dan puluhan notifikasi. Giliran MySpace yang booming, udah lupa deh password si e-mail aquh_kamu@yahoo.com itu. Apakah masalah? Enggak, dong. Tinggal bikin e-mail baru yaitu si cewe1990@gmail.com, toh gratis ini.

Alhasil, gonta-ganti e-mail pun bisa sesering ganti baju (ups, bukan GantiBaju.com tentunya).

Adakah di sini yang masih begitu? Sebaiknya jangan. Seiring dengan perkembangan smart phone yang makin hari makin pintar, saat ini alamat e-mail boleh jadi lebih penting ketimbang nomor handphone. Lebih-lebih, karier freelancer yang sedikit-banyak berbasis online tentunya butuh identitas diri yang konsisten, termasuk alamat e-mail. Lagipula, bukankah banyak cabang itu bikin pusing? #eh

GMail

GMail – Mengoptimalkan Labels dan Filters di GMail – blog.prototypr.io

Di saat kita sudah memutuskan untuk nggak lagi berpindah ke lain hati e-mail provider, tentu pengaturan e-mail bukanlah sesuatu yang bisa dilewatkan begitu saja. Terutama untuk kita para freelancer penggiat dunia maya yang lalu-lintas e-mail-nya ramai setiap hari. Namun, apakah semua e-mail yang ada di kotak masuk layak untuk dibaca sesegera mungkin? Apakah semua e-mail punya tingkat kepentingan yang sama?

E-mail dari klien tentunya jauh lebih mendesak untuk direspon daripada notifikasi komentar baru di blog. E-mail dari sesama freelancer yang tinggal di luar negeri tentunya lebih menyenangkan untuk dibaca daripada tagihan kartu kredit (walaupun itu pun penting). Untungnya, GMail menyediakan fitur labels dan filters. Bagaimana menggunakannya dan apa manfaatnya? Baca, yuk!

Label(s)

Label adalah semacam kategori untuk e-mail. Misalnya, default labels di GMail adalah Personal, Work, Travel, dll.

Untuk membuat label baru, klik Options icon di pojok kanan atas, Mail Settings > Labels > Create new label. Anda dapat membuat label tersendiri, baik berupa:

1. Parent Label (label ‘induk’)
2. Nest label under ___ (label ‘anak’)

Keuntungannya, seluruh informasi yang Anda butuhkan dapat diakses dalam satu klik ke label tertentu (misalnya: pekerjaan), tanpa harus mengobrak-abrik seluruh halaman kotak masuk hanya demi mencari beberapa e-mail.

Dari screenshot di atas, dapat dilihat kalau di akun e-mail saya ada dua label anak: “Blog Comments” dan “Social Media Blahblahblah” yang bernaung di bawah label induk “Personal”.

Filter(s)

Masih satu barisan tab dengan label, Anda bisa menemukan tab filter. Label yang tadi dibahas nggak akan berfungsi kalau nggak digunakan sekaligus dengan filter. Filter akan menyaring e-mail berdasarkan nama pengirim, subject, dan atau keyword tertentu ke salah satu label yang telah dibuat sebelumnya.

Dari screenshot GMail di atas, saya mengatur agar seluruh e-mail dengan nama pengirim “LinkedIn” nggak masuk ke kotak masuk namun langsung ke arsip “Personal – Social Media Blahblahblah”. Fungsinya? Biar notifikasi e-mail di telepon genggam nggak ramai oleh LinkedIn Updates tapi saya tetep bisa baca sewaktu-waktu kalau lagi senggang.

Memang sih cuma hal kecil, tapi semoga bermanfaat. 🙂

p.s. Buat iseng-iseng, unduh GMail cheat sheet dan Google cheat sheet juga, deh.