Proyek merupakan salah satu bagian dalam bisnis dan pengelolaan perusahaan. Tujuan adanya proyek adalah agar bisnis atau perusahaan yang bersangkutan bisa berkembang. Karena berhubungan dengan perkembangan perusahaan, maka project management menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan.
Dalam manajemen proyek, ada beberapa tahapan yang harus dilalui. Tahap-tahap inilah yang nantinya akan membantu jalannya proyek dari awal hingga akhir. Bila tahap-tahap ini dilakukan dengan baik, sebuah perusahaan dapat menjalankan sebuah proyek, terutama proyek besar tanpa banyak kendala.
Lalu, apa sajakah tahap-tahap tersebut? Simak penjelasan berikut.
Definisi Pengelolaan Proyek
Project management merupakan sebuah proses untuk mencapai tujuan dari sebuah proyek yang telah ditetapkan sebelumnya dengan mengandalkan penggunaan metode, kemampuan, alat (tools), atau teknik tertentu. Pengelolaan proyek ini membuat semua pihak bisa menjalankan proyek dengan baik dan benar sehingga mencapai tujuan yang diinginkan.
Manfaat
Dengan pengelolaan yang dilakukan, perusahaan bisa mendapat berbagai manfaat. Salah satunya adalah perencanaan (planning) yang lebih realistis. Pasalnya, perencanaan dibuat dengan menyesuaikan berbagai aspek, tujuan pengerjaan proyek yang lebih terarah, serta langkah-langkah pengerjaan proyek yang lebih rapi.
Tahap-tahap
1. Tahap Permulaan atau Inisiasi
Tahap ini merupakan tahap paling awal dari project management. Pada tahap ini, pelaksana proyek akan mendiskusikan kelayakan dan kesiapan proyek berdasarkan pertimbangan beberapa hal, seperti biaya, tujuan, dan alokasi waktu. Dengan demikian, para pelaksana wajib mempelajari setiap aspek pada proyek yang akan dijalankan, lalu membuat proposal yang ditujukan pada manajer proyek. Bila sudah mendapat persetujuan, maka proyek siap untuk dimulai.
2. Tahap Perencanaan
Tahap ini merupakan tahap paling penting karena menjadi kunci kesuksesan sebuah proyek. Selain itu, tahap perencanaan juga menjadi penentu mudah atau tidaknya sebuah proyek ketika masuk ke tahap eksekusi. Pada tahap ini, para pelaksana proyek akan melakukan pemetaan atau mendiskusikan alur pengerjaan proyek beserta tujuan proyek.
Penentuan tujuan sebuah proyek bisa dilakukan dengan dua cara, yaitu S.M.A.R.T dan C.L.E.A.R. SMART merupakan singkatan dari Specific (spesifik), Measurable (terukur), Attainable (terjangkau), Realistic (realistis), dan Timely (tepat waktu). Metode S.M.A.R.T memungkinkan tujuan proyek yang benar-benar teranalisis dengan baik, memiliki risiko lebih rendah, serta lebih mudah tercapai.
Sementara itu, C.L.E.A.R merupakan singkatan dari Collaborative (kolaboratif), Limited (terbatas), Emotional (emosional), Appreciable (dapat diapresiasi), dan Refineable (mudah ditingkatkan). Metode ini memungkinkan penentuan tujuan yang cocok untuk bisnis yang serba cepat di era modern ini.
3. Tahap Eksekusi atau Pelaksanaan
Tahap ini merupakan inti dari sebuah proyek. Pada tahap ini, pelaksana proyek akan berusaha memenuhi semua tugas yang telah dibuat pada tahap perencanaan. Selain itu, manajer proyek juga perlu memastikan bahwa para pelaksana bekerja sesuai jobdesc masing-masing serta memastikan proyek berjalan dengan baik.
4. Tahap Pemantauan atau Monitoring
Tahap monitoring merupakan tahap yang sesungguhnya beriringan dengan tahap eksekusi. Dalam pengerjaan sebuah proyek, manajer juga bertugas untuk memantau. Tujuannya adalah mengukur seberapa jauh dan seberapa baik proyek yang sedang dijalankan.
Dalam melakukan monitoring, manajer proyek dapat menggunakan Key Performance Indicators (KPI) untuk mengukur kinerja serta perkembangan proyek. Ada beberapa jenis KPI yang bisa digunakan dalam mengukur perkembangan proyek, antara lain pemenuhan tujuan proyek, kualitas hasil, perbandingan biaya dan usaha, dan performa proyek (seberapa besar masalah dan seberapa cepat masalah terselesaikan).
5. Penutupan Proyek
Tahap ini merupakan tahapan paling akhir dalam sebuah proyek. Tahap ini juga menandakan semua pekerjaan dan aspek dalam proyek telah dikerjakan secara lengkap. Setelahnya, manajer proyek dapat melakukan meeting bersama pelaksana proyek lainnya untuk mengevaluasi serta mengidentifikasi kekurangan yang terjadi dalam proyek. Dengan begitu, ke depannya, kesalahan-kesalahan yang terjadi tidak terulang dan pelaksana proyek bisa bekerja lebih baik lagi.
Itulah penjelasan mengenai project management mulai dari pengertian hingga tahapan-tahapannya. Adapun tahapan-tahapan ini bisa menjadi lebih sedikit atau lebih banyak tergantung dari jenis proyek yang akan dikerjakan.