Tips Menagih Pembayaran Kepada Klien

*tarik napas dalam-dalam* *senyum manis*

shutterstock_114358072

Freelancer Image via Shutterstock

Mari diakui bersama, ketika menerima uang tentunya girang banget. Tetapi ketika harus menagih invoice ke klien akan menjadi mimpi buruk untuk setiap freelancer. Kebayang nggak sih? Bagaimana pun, pada satu sisi yang sebenarnya tentang bisnis freelance adalah kamu tak hanya membutuhkan kemampuan mendesain, tetapi kehati-hatian dan kebijaksanaan dalam mengatur tagihan akan menjagamu tetap melenggang tenang tanpa masalah dari sisi keuangan atau frustrasi dari sisi klien.

Kita berbicara tentang profesionalisme, tetapi kenyataannya yang kamu butuhkan adalah melakukan semuanya dengan benar. Memilih template program tagihan yang tepat, melengkapinya dengan metoda penagihan yang tepat, bertanya tentang metoda pembayaran yang tepat, mengatur rekaman tagihan dengan benar, dan segala tentang tip tepat untuk membuatmu bisa melakukan penagihan yang benar. Kusut ya? Cek tips berikut ini.

Gunakan Perangkat Lunak Tagihan yang Baik

Hal pertama yang kamu butuhkan ketika mempersiapkan tagihan untuk klienmu adalah memilih perangkat lunak tagihan yang baik. Banyak pilihan di internet untuk hal ini yang akan membantumu membuat tagihan yang baik dengan mudah, jadi kemungkinan untuk khawatir akan mengecil.

Lebih baik menggunakan perangkat lunak tagihan secara online yang dapat membantumu melacak klien dan jumlah uang yang terutang padamu. Ada perangkat lunak yang berbayar dan gratis. Tak peduli yang mana yang akan kaupilih, pastikan sesuai dengan kebutuhanmu.

Coba cek dua pilihan berikut: LessAccounting dan BlinkSale mungkin berguna untukmu.

Cek Kebijakan Pembayaranmu

Normal banget lah kalau ingin segera dibayar setelah bekerja. Benar kan? Bagaimana pun juga, inilah dunia nyata, tempat para klien yang tak semuanya membayar tepat waktu. Sebagai freelancer, kamu akan menemui klien keras kepala yang membayar setengah dari jumlah dan kemudian menghilang. Sebagian lainnya bahkan menolak membayarmu. Untuk meminimalisir kejadian seperti ini, kamu harus mempersiapkan diri dengan aturan berkaitan pembayaranmu.

Periksa bagian dari aturan pekerjaanmu, pertimbangkan hal berikut:

  1. Apa metoda pembayaran yang akan digunakan – tunai, cek, atau kartu kredit?
  2. Berapa uang panjar yang harus dibayar oleh klien?
  3. Apakah kamu akan bekerja tanpa bayaran apapun?
  4. Berapa hari kamu akan menunggu sebelum klien membayar?
  5. Apakah kamu akan menagih denda penalti untuk pembayaran yang terlambat?
  6. Kapan klien menerima pekerjaan final – sebelum atau sesudah pembayaran?

Harap diingat bahwa semua aturan ini tak ditulis pada sebongkah batu dengan pahat emas, tetapi hanya sebagai panduan. Akan ada masa kamu dipaksa untuk fleksibel dan membuat beberapa perubahan dalam aturanmu untuk diajukan kepada klien.

shutterstock_120701590

Freelancer Image via Shutterstock

Tetap Berpegangan Pada Kebijakanmu

Klien tidak suka kejutan. Biarkan klien mengetahui persyaratanmu, termasuk cara pembayarannya. Mereka harus diinformasikan juga jika ada perubahan berkaitan dengan kebijakan yang kaubuat.

Klien bisa menolak untuk membayar atau cenderung hendak memperlambat pembayaran jika mereka dikejutkan oleh informasi dalam tagihanmu. Sebagai freelancer, kamu harus membangun kepercayaan klien dan membuat semuanya jelas dalam kebijakanmu. Tak hanya membuat klienmu nyaman dan percaya, namun juga pekerjaan tambahan untukmu. Mau aja atau mau banget?

Biaya

Kamu sudah mendengar tentang peraturan pertama dalam label harga adalah jangan pernah sampai kurang memperhitungkan biayanya. Ini sangat benar. Hargamu harus dicantumkan dengan jelas bersamaan dengan harga pesaingmu. Jangan pernah berani menaruh harga di bawahnya dengan maksud mencuri perhatian klienmu.

Alasannya adalah, jika kamu merendahkan jasamu, kamu justru seperti hendak menggaet klien murahan yang memberimu pekerjaan panjang dan menjemukan kemudian menghilang tanpa pernah membaya seperak pun. Pertimbangkan metoda penetapan harga. Pertimbangkan apakah kamu akan membuat harga pas untuk per proyek atau per jam, beritahukan kepada klien sehingga mereka tak ragu denganmu.

Cantumkan Seluruh Rincian

Seluruh tagihanmu haruslah jelas menyebutkan biaya revisi, pengembalian pekerjaan, dan biaya pekerjaan secara keseluruhan. Hal ini untuk memudahkan klien memahami biaya apa saja yang mereka bayar. Pun, hal ini membantumu dan klien mengawasi apa yang sudah dibayarkan, memperbaiki progres pekerjan, dan memperbarui pembayaran terbaru.

Lagipula, harap dicatat bahwa kebanyakan freelancer memilih agar klien mereka membayar di awal sebelum memulai proyek. Itulah sebabnya, ketika membuat tagihan sudah dengan jelas dituliskan apakah pembayaran untuk seluruh pekerjaan atau sebagian pekerjaan.

Metoda Pembayaran yang Diterima

Penting bagi klien untuk mengetahui cara pembayaran yang diterima olehmu. Beberapa mungkin lebih nyaman dengan tunai, sebagian lainnya menggunakan cek atau kartu kredit. It’s okay selama kamu memilih cara yang dapat diterima oleh kedua belah pihak.

Beberapa pilihan yang dapat kamu pertimbangkan adalah:

  1. Paypal
  2. AlertPay
  3. MoneyBookers

Bagi kebanyakan desainer, PayPal adalah pilihan favorit mereka karena kenyamanannya, cepat dan aman.

Kapan Tenggat Pembayaran?

Banyak desainer gagal menerima pembayaran untuk proyek yang telah selesai karena tak mereka tak memberitahukan klien kapan tenggat pembayarannya. Pastikan mencantumkan tenggat pembayaran di setiap tagihan yang kamu kirimkan untuk mengurangi kemungkinan keterlambatan pembayaran.

Catatlah bawah memasukkan tenggat pembayaran dalam setiap tagihan sangat membantu meskipun klien selalu membayar tepat waktu. Demi keamanan. Jaga-jaga gitu lho, bro!

Cantumkan Rincian Kontakmu

Ketika merancang tagihanmu, jangan lupa untuk mencantumkan nama lengkapmu, alamat, nomer telepon, dan surat elektronik. Beberapa tagihanmu akan melewati beberapa orang sebelum terbayarkan. Hal ini akan memudahkan jika pihak lain menerima tagihan dan mengetahui asalnya. Sebagai tambahan, mereka mungkin membutuhkan klarifikasi dalam beberapa hal termasuk informasi kontakmu untuk memudahkan mereka menghubungimu.

Kesalahan dalam mencantumkan informasi kontak dalam tagihan bisa menyebabkan keterlambatan pembayaran. Klien mungkin akan meminta informasi kontakmu sebagai bagian dari kebijakan mereka.

Nomer Pada Tagihan

Sebagai freelancer, kamu akan memasuki saat persetujuan dengan banyak klien dan dalam prosesnya, kamu juga akan mengirimkan banyak tagihan. Nah, kamu harus mengawasi dan mengatur semua tagihanmu.

Kebanyakan perangkat lunak tagihan menyebutkan sistem penomeran, yang bisa kaugunakan untuk menyimpan data pembayaran. Sistem penomeran yang baik membantumu mengawasi pembayaran dan memudahkan pengecekan pembayaran klien yang terlambat. Hal ini membantu menghemat waktumu dan bermanfaat mencari hal lain yang dibutuhkan dan mengumpulkan tagihan klien yang sudah terbayarkan.

Menyimpan Catatan Tagihan

Harap ingat bahwa backup adalah penyelamat di semua bisnis. Hal ini sangat penting karena jika kamu gagal dan kehilangan data tagihan, tak ada rekaman mana klien yang sudah membayar dan mana yang belum.

Biasakanlah untuk menyimpan backup data tagihan. Kamu dapat meng-copy-nya, mencetak, atau mengunduh ke dalam penyimpan lokal di komputer. Simpan semua surat elektronik dan surat cetak berkaitan dengan tagihan, jadi ketika ada sesuatu terjadi, kamu selalu memiliki referensi cadangan dan kamu akan berterima kasih pada dirimu sendiri karena menyimpannya dengan baik.

Lakukan Tindaklanjut

Tidak semua klien menanggapi tagihanmu tepat waktu.Jika tenggat waktunya mendekati, mintalah dengan sopan kepada klien apakah mereka sudah siap dengan pembayarannya. Ya, berlakulah sopan ketika melakukan follow up karena mungkin saja klien bermaksud membayar tetapi lupa karena beberapa hal kecil.

Terakhir, kamu seharusnya berlaku sistematis ketika menyetujui pembayaran yang akan dilakukan oleh klien. Menanggapi perhatian klien tepat waktu menggambarkan profesionalismemu dan akan meningkatkan minat mereka untuk memberimu proyek tambahan.

Bagaimana denganmu? Sudah menggunakan sistem penagihan yang cocok?

Ruang Freelance

Ruang Freelance merupakan wadah para freelancer untuk saling berbagi pengalaman mengenai dunia freelance mereka. Kategori yang dibahas seputar freelance online, money management, paypal, social networking, make money dan banyak lagi. Tapi, kami akan berusaha untuk memberikan yang terbaik disetiap tulisan. Dan, kami juga bukan ahli Bahasa Indonesia, mohon maaf apabila tulisan kami tidak EYD (Ejaan Yang Disempurnakan).

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *