Percakapan dengan Klien: Formal atau Santai?

Percakapan dengan Klien - photo by DieFun

Percakapan dengan Klien - photo by DieFun

Kita sebagai freelancer tidak terkungkung dengan peraturan standar orang kantoran. Kebanyakan dari kita tidak berpakaian seperti mereka setiap hari, jadi wajar dong kalau perilaku, cara mengatasi masalah bahkan gaya bicara kita berbeda dari kebiasaan orang-orang kantoran.

Namun seperti halnya mereka yang bekerja di perusahaan, freelancer juga harus berhadapan dengan klien setiap hari. DIlemanya adalah: banyak dari klien yang merupakan orang kantoran. Jadi apakah kita harus bersikap seperti mereka? Atau pertanyaan sederhananya adalah: Dalam melakukan percakapan dengan klien, apakah kita harus formal? atau malah santai? Berikut adalah beberapa “peraturan” saya dalam berhadapan dengan klien.

Kenalilah klien Anda

Seperti halnya berbicara pada orang lain, kita tidak bisa memukul rata untuk berbicara dengan gaya yang sama ke semua orang. Pada teman dekat kita bisa cela-celaan seenaknya tapi tidak kepada orang yang baru kita kenal. Sama juga dengan klien, kenalilah mereka, gaya bicara mereka dan (kalau bertemu muka) bahasa tubuh mereka. Saya sendiri selalu memulai percakapan dengan senyum dan sapaan formal, lalu mencoba mencairkan suasana dengan sedikit gurauan, bila berjalan dengan baik, saya pelan-pelan mulai menaikkan kadar kesantaian dengan sedikit memasukkan cerita kehidupan pribadi, dan mulai bertanya sedikit hal mengenai kehidupan dia seperti gadget yang dia gunakan, pekerjaan dan kejadian hari itu (macet atau tidak, masalah cuaca, dan lainnya). Saya akan berhenti bila dirasakan pertanyaan saya sudah mulai membuatnya tidak nyaman.

Tidak punya bahan pembicaraan santai? Cek facebook atau friendsternya dulu bila ada, lihat apa yang dia suka dan bahas dengan santai (bila perlu), works everytime!

Keep it simple!

Bila Anda perhatikan tadi diatas saya menulis dan mengedepankan kata sedikit. Karena fokus kita adalah berbisnis disini, dan bukan untuk mencari teman/pacar baru. Basa-basi itu perlu, tapi tahan ke level yang minimum. Percayalah bahwa mereka tidak akan tertarik dengan cerita Anda baru mengalami macet besar atau Anda baru putus dari pacar Anda. Tapi sebaliknya, bila klien bercerita tentang dia, sebaiknya Anda dengarkan dengan baik dan berkomentar seperlunya. Kenapa? Agar lain kali bila Anda bertemu dengannya, Anda akan punya bahan percakapan selain pekerjaan. Pertanyaan seperti: “Oh iya gimana istri Anda? sudah sembuh?” di pertemuan berikutnya tentu akan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan klien, dan akan meninggalkan bekas yang cukup menarik di hati mereka.

PS: Sekali lagi ditekankan pada kata sedikit. Karena bila Anda terlalu tahu akan kehidupan mereka, nanti Anda akan dikira stalker πŸ˜›

Jangan pernah menyinggung hatinya

Hati-hati dalam berbicara, hal yang cukup kecil-pun kadang bisa menyinggung. Bila Anda diberikan logo atau mockup yang Anda tidak suka, jangan tunjukkan. Ada prosedur yang Anda tidak suka? biarkan dulu. Apapun yang kurang sreg dalam pikiran Anda, harap disimpan dulu dan dengarkan klien sampai akhir. Setelah klien selesai berbicara, mulailah utarakan ketidaksetujuan Anda secara halus. Kata-kata seperti: “Mockup ini jelek pak” bisa diganti dengan: “Desain ini sepertinya kurang cocok dengan image perusahaan bapak, boleh saya usulkan sedikit perubahan?”, atau kalimat: “Fitur ini ga penting” bisa diganti dengan “Sepertinya fitur ini saya rasa kurang perlu, karena akan bla bla bla”. Cukup jelas kan?

Perbedaan pendapat itu biasa, tapi cara kita mengutarakan perbedaan tersebutlah yang harus lebih kita perhatikan.

Jujur, tapi jangan terlalu jujur

Anda baru memenangkan undian berhadiah mobil? Klien tidak peduli. Baru diusir dari rumah karena Anda selingkuh? Klien tidak perlu dan percayalah, dia tidak akan mau tahu. Kita memang harus jujur dalam tindakan kita, bila tidak bisa memenuhi deadline maka sebaiknya klien diberitahu jauh-jauh hari agar dia bisa lebih bersiap. Bila kita tidak suka ide yang diberikan maka beritahulah dengan sopan. Berikan alasan yang jujur saat Anda melakukan kesalahan dan segeralah siap untuk membayar kesalahan tersebut dengan bekerja 200% untuk memperbaikinya. Lebih baik seperti itu daripada H-1 Anda baru bilang bahwa Anda tidak bisa menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

Jadi kesimpulannya?

Ok, jadi formal apa santai nih? Kalau saya sih, sebisa mungkin santai. Tapi bila tidak bisa, maka kita juga harus siap berbahasa formal. Kenali situasi dan bertindaklah sesuai dengan situasi tersebut!

Ruang Freelance

Ruang Freelance merupakan wadah para freelancer untuk saling berbagi pengalaman mengenai dunia freelance mereka. Kategori yang dibahas seputar freelance online, money management, paypal, social networking, make money dan banyak lagi. Tapi, kami akan berusaha untuk memberikan yang terbaik disetiap tulisan. Dan, kami juga bukan ahli Bahasa Indonesia, mohon maaf apabila tulisan kami tidak EYD (Ejaan Yang Disempurnakan).

Comments

  1. says

    Another great tips Aria. Gw biasanya jg sama ky loe :D, sebisa mungkin santai…kadang malah bisa dibawa becanda :D. Tp seperti yang loe kemukakan di artikel, kita harus amati dulu klien kita ini tipe formal atau santai.

  2. says

    Saya biasanya tergantung sama lawannya.. jadi seperti pepatah CHINA.. kenali dirimu dan lawanmu makan anda berada pada Jalur Kemenangan πŸ˜‰

  3. says

    good tip! setuju. kalau saya berusaha santai selama masih soal proyek, bukan soal personal. mengharapkan kelihatan semangat soal pekerjaan dan bukan sok akrab. kecuali client emang ingin diakrabin, waks!

  4. says

    liat kondisi si yg mao diajak bicara, tapi kita mulai dengan formal, nah respon dia biasanya formal juga atau santai… biasa gw kalo meeting ma org kayak gitu, liat situasi, formal terus jg ga bagus, kedua belah pihak tegang lol, ditambahin bumbu2 santai supaya ketegangan mereda.

  5. says

    Mungkin yang perlu ditekankan adalah “sopan” dan “menghormati”. Santai atau nggak, biar klien yang ngatur maunya gimana.

    Also, don’t get involved to personally… jadi easy to say NO kalo dah mulai kelewatan minta yg nggak2 πŸ™‚

    “I thought we were friends…”

    “Yeah, right …”

  6. says

    Kesalahan yang sering terjadi adalah kita menjadi menggurui tentang suatu project, kembali lagi pada klien itu raja ato bukan, memang dia yang hire kita sebagai partner design ato apalah, tetapi terkag mereka juga berpikir, “lha wong gw yang punya uang, lu kok merintah gw”. Nah lo, kata s”sedikit” juga berarti kita bisa sedikit mendengarkan dan mencoba mengarahkan klien dengan sabar…

    Tapi kalok susah?

    YA cabut aja kali ya..hahahaha.
    Betul gak seeh?

  7. says

    sedikit sama ne ma bung Helmy … kalo client susah di kasih tau kadang melenceng dari yg seharusnya di bantai aja … hehe

  8. says

    saya kok baru tahu blog ini ya? telat banget. blog yang sangat bagus sekali. SEmoga freelancer termasuk saya terbantu atas informasi yang diberikan.

    salam kreatif

  9. Barock says

    wah keren neh,,thank’s bgt tulisanya, jadi namabah ilmu, buat kita yang baru aja mulai nanam biji biar bisa tumbuh jadi freelancer yang gede kaya mas2 ini semua..
    ——————————————-
    (sorry tadi slah nulis email jadi gravatarnya g muncul deh)

  10. Barock says

    wah keren neh,,thank’s bgt tulisanya, jadi namabah ilmu, buat kita yang baru aja mulai nanam biji biar bisa tumbuh jadi freelancer yang gede kaya mas2 ini semua..

  11. says

    selama ini klien saya asyik2 aja tuh. berumur dari 35 – 45 tahun, enak diajak diskusi… kagak tegang…. dan bisa dikeruk duitnya DUBRAKKKKK

  12. says

    Prefer santai lah, tapi kalau clientnya udah kelewat berumur ya santainya yang punya sikap hormat dengan yang lebih tua, kalau seumuran pun atau beda sedikit, tetap santai tapi profesional, jangan malah ngegosip atau ngobrol ngalor ngidul, tetep straight to the topic, kembali lagi ke laptop…

  13. says

    Habis di katai klien semprul(nda mutu).
    bukan dari hasilnya tapi mungkin dari tindakan saya..

    gimana ya untuk membina diri supaya bisa srek sama klien?
    mohon petunjuknya,

Trackbacks

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *